In het academiejaar 2022–’23 werd de werkwijze voor het publiceren op journalistiek.gent geanalyseerd en onder handen genomen. Deze investering leidde tot een snellere en efficiëntere methodiek die nog amper marge laat voor fouten en een minimum aan inspanning vergt van de betrokken docenten.
Vorig academiejaar (2021–’22) kreeg ik het beheer van journalistiek.gent in handen. Ik merkte dat er geen sluitende procedure bestond voor docenten om stukken door te geven die mochten gepubliceerd worden. Publicatiewaardig materiaal werd simpelweg naar de verantwoordelijke gestuurd in e-mails. De snelheid waarmee de stukken verwerkt konden worden, was sterk afhankelijk van de periode in het academiejaar en de werkdruk van de verantwoordelijke. Hierdoor geraakten af en toe e-mails verloren indien er teveel tijd verlopen was tussen ontvangst en verwerking.
Een bijkomend probleem was dat de informatie in die e-mails zich beperkte tot de URLs van de bewuste berichten. We waren dus volledig afhankelijk van de volledigheid waarmee de studenten de informatie in de zijbalk invulden. Vaak hadden we er het raden naar over welke opdracht het ging, in welk jaar de student zat, onder welke categorie het stuk moest komen; gegevens die vereist zijn voor publicatie. Dit leidde tot overbodig heen-en-weer communiceren tussen verantwoordelijke, docenten en studenten, met vergissingen en vertragingen als gevolg.
Er bestond wel een spreadsheet waarin stukken toegevoegd werden eenmaal ze gepubliceerd waren. Daarin kon het communicatieteam struinen om artikels te promoten via de sociale media-kanalen van de BA Journalistiek van Arteveldehogeschool. Deze stap kwam echter pas aan het einde van het publicatieproces, terwijl de meeste problemen in de aanvangsfase plaatsvonden.
Een allesomvattende spreadsheet als oplossing
Het idee kwam om een nieuwe, multifunctionele spreadsheet op te stellen. Publicatieschema journalistiek.gent* is een intake-document waarin docenten de te publiceren stukken kunnen toevoegen. Daarmee werden de meeste struikelblokken in één klap van de baan geveegd. Dankzij dropdown keuzelijsten verloopt het invullen vlot en efficiënt. Zo vermijden we ook dat onzekerheid ontstaat over welke informatie precies ingevuld moet worden in elke kolom. Indien een item ontbreekt in een keuzelijst, kan de verantwoordelijke dat op vraag van de docent snel aanvullen.
(*) Ben je docent aan de Arteveldehogeschool en wens je werk van jouw studenten te publiceren op journalistiek.gent? Stuur een e-mail naar de verantwoordelijke en je ontvangt een link naar de spreadsheet Publicatieschema journalistiek.gent.
Ik ben alleszins fan van dit systeem! Snel ingevuld, simpel om bij te houden, overzichtelijk genoeg, … Een verbetering tegenover de hits & misses van vroeger.
Tomas Ooms
In de spreadsheet wordt de volgende informatie teruggevonden:
- Datum: Wanneer werd het bericht toegevoegd aan de spreadsheet?
- Docent: Aan wie kan eventueel extra informatie opgevraagd worden?
- Korte URL: Waar staat het stuk?
- Jaar: In welke schijf zit de student?
- Auteur(s): Is het een individuele opdracht of een groepswerk?
- Categorie: Voor welk vak of CMP-rol werd het artikel gemaakt?
- Rubriek: Wat is de naam van de opdracht?
- Sectie: Is het stuk bijzonder goed en hoort het in Flow Highlighted of Show?
De kolom Status laat de verantwoordelijke toe om bij te houden wat nog moet gebeuren vooraleer het bericht gepubliceerd kan worden:
- Student gecontacteerd: Er ontbreken teveel elementen en de student werd gevraagd om die aan te vullen.**
- Nagekeken door Yves: Het is mogelijk dat er hier of daar nog een detail ontbreekt maar de noodzakelijke elementen werden door de verantwoordelijke aangevuld en het stuk kan in principe gepubliceerd worden.
- Gepubliceerd: Het artikel staat online en kan indien gewenst gepromoot worden op sociale media.
De laatste drie kolommen – Instagram, Facebook, Titel – zijn bedoeld voor het communicatieteam. Daarin kunnen ze aanduiden wanneer en in welk sociale media-kanaal het bericht gepromoot werd.
(**) Elke student wiens stuk gepubliceerd wordt, ontvangt een standaard e-mail die begint met: “Proficiat, de docent selecteerde jouw bericht [titel van het bericht] om gepubliceerd te worden op journalistiek.gent!” Daarna volgt ofwel een bedanking indien alles correct klaargezet werd, ofwel een lijst met de ontbrekende elementen die nog moeten aangevuld worden. Door de e-mails samen te stellen met copy-paste vraagt dit weinig moeite. De meeste studenten reageren bijzonder positief op deze e-mails en vaak verontschuldigen ze zich indien ze inderdaad zaken vergeten waren. Deze persoonlijke communicatie verhoogt hun betrokkenheid en vermindert het recidivisme.
Evaluatie van het nieuwe systeem
De nieuwe spreadsheet is meteen vruchten beginnen afwerpen. Dit academiejaar (van juli 2022 tot en met juni 2023) kwamen 165 stukken online, in vergelijking met 91 over dezelfde periode vorig academiejaar. Behalve dat er meer gepubliceerd werd, is de opvolging van de aangeboden stukken ook verbeterd. De spreadsheet geeft nu de mogelijkheid om grote hoeveelheden klaar te zetten zonder meteen te moeten publiceren. Dat gebeurde vroeger uit voorzorg om zeker geen stukken te vergeten. Waar vorig jaar vaak reeksen van dezelfde opdrachten na elkaar online kwamen, kunnen die nu beter gespreid worden en afgewisseld met andere opdrachten van verschillende vakken en schijven. De homepage werd levendiger en meer gediversifieerd.
Een geweldig systeem. Superhandig en simpel. Zo zou alles moeten zijn.
Piet Martens
Omdat de publicatie vlotter verloopt, is het mogelijk om tussendoor andere mankementen onder handen te nemen. De categorieën werden opgekuist en er wordt nauwer op toegezien dat ze correct ingevuld worden (geen enkel bericht wordt nog met de categorie Uncategorized gepubliceerd). De tags bij elk bericht worden gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd of aangevuld. Hoewel het onbegonnen werk is om systematisch tags te saneren – het zijn er bijna 4000 – worden verkeerde of gedupliceerde tags verwijderd telkens als er gevonden worden. Tags zijn nu ook onderaan elk artikel zichtbaar zodat geïnteresseerde lezers gemakkelijk naar verwante artikels kunnen springen.
Aandachtspunten voor de toekomst
De wildgroei van tags en het dichtslibben van onze server door veel te grote beeldbestanden en duplicaatbeelden zijn nog steeds een doorn in het oog. We willen ook de promotie van de journalistiek.gent-publicaties op de sociale media van Arteveldehogeschool strakker opvolgen – in theorie zou dat één artikel per week moeten zijn, maar met acht Instagram-posts en veertien op Facebook dit academiejaar halen we die frequentie momenteel niet. Verder heeft de Dienst Communicatie haar oog laten vallen op journalistiek.gent, dus uit die hoek kunnen we ook suggesties verwachten. We zien wel wat de toekomst brengt.*
(*) Propere afsluiter voor iemand die recent studenten erop wees dat hun conclusie recht uit een opstel van de middelbare school leek te komen. ¯\_(ツ)_/¯
Coverbeeld: Christin Hume via Unsplash.
De auteur
