In het academiejaar 2022–’23 werd de werkwijze voor het publiceren op journalistiek.gent nauwgezet geanalyseerd en grondig onder handen genomen. Deze investering leidde tot een snellere en efficiëntere methodiek die nog amper marge laat voor fouten en een minimum aan inspanning vergt van de betrokken docenten.
Tot vorig academiejaar (2021–’22) was er geen sluitende procedure voor docenten om artikels door te geven die mochten gepubliceerd worden op journalistiek.gent. Publicatiewaardig materiaal werd simpelweg naar de verantwoordelijke gestuurd in e-mails. De snelheid waarmee ze verwerkt konden worden, was sterk afhankelijk van de periode in het academiejaar en de werkdruk van de verantwoordelijke. Hierdoor geraakten af en toe e-mails verloren indien er teveel tijd verlopen was tussen ontvangst en verwerking.
Een bijkomend probleem was dat de informatie in die e-mails zich beperkte tot de URLs van de bewuste stukken. We waren dus volledig afhankelijk van de volledigheid waarmee de studenten de informatie in de zijbalk invulden. Vaak was het raden naar over welke opdracht het ging, in welk jaar de student zat, onder welke categorie het artikel moest komen; gegevens die vereist zijn voor publicatie. Dit leidde tot overbodig heen-en-weer communiceren tussen verantwoordelijke, docenten en studenten, met vergissingen en vertragingen als gevolg.
Er bestond wel een spreadsheet waarin artikels toegevoegd werden eenmaal ze gepubliceerd waren. Daarin kon het communicatieteam struinen om artikels te promoten via de sociale media-kanalen van de BA Journalistiek van Arteveldehogeschool. Deze stap kwam echter pas aan het einde van het publicatieproces, terwijl de meeste problemen in de aanvangsfase plaatsvonden.
Een allesomvattende spreadsheet als oplossing
Het idee kwam om een nieuwe, multifunctionele spreadsheet op te stellen. Publicatieschema journalistiek.gent is een intake-document waarin docenten de te publiceren artikels kunnen toevoegen. Daarmee werden de meeste struikelblokken in één klap van de baan geveegd. Dankzij dropdown keuzelijsten verloopt het invullen vlot en efficiënt. Zo vermijden we ook dat onzekerheid ontstaat over welke informatie precies ingevuld moet worden in elke kolom. Indien een item ontbreekt in een keuzelijst, kan de verantwoordelijke dat op vraag van de docent snel toevoegen.
In de spreadsheet wordt de volgende informatie teruggevonden:
- Datum : Wanneer werd het stuk toegevoegd aan de spreadsheet?
- Docent : Aan wie kan eventueel extra informatie opgevraagd worden?
- Korte URL : Waar staat het stuk?
- Jaar : In welke schijf zit de student?
- Auteur(s) : Is het een individuele opdracht of een groepswerk?
- Categorie : Voor welk vak of CMP-rol werd het artikel gemaakt?
- Rubriek : Wat is de naam van de opdracht?
- Sectie : Is het artikel bijzonder goed en hoort het in Flow Highlighted of Show?
De kolom Status laat de verantwoordelijke toe om bij te houden wat nog moet gebeuren vooraleer het stuk gepubliceerd kan worden:
- Student gecontacteerd : Er ontbreken teveel elementen en de student werd gevraagd om die aan te vullen.*
- Nagekeken door Yves : Het is mogelijk dat er hier of daar nog een detail ontbreekt maar het stuk kan in principe gepubliceerd worden.
- Gepubliceerd : Het stuk staat online en kan indien gewenst gepromoot worden op sociale media.
De laatste drie kolommen – Instagram, Facebook, Titel – zijn bedoeld voor het communicatieteam. Daarin kunnen ze aanduiden wanneer en in welk sociale media-kanaal het stuk gepromoot werd.
(*) Élke student wiens stuk gepubliceerd wordt, ontvangt een standaard e-mail die begint met: “Proficiat, de docent selecteerde jouw bericht [titel van het bericht] om gepubliceerd te worden op journalistiek.gent!” Daarna volgt ofwel een bedanking om alles correct klaargezet te hebben, ofwel een lijst met de ontbrekende elementen die aangevuld moeten worden. Door de e-mails samen te stellen met copy-paste vraagt dit weinig moeite. De meeste studenten reageren bijzonder positief op deze e-mails en vaak verontschuldigen ze zich indien ze inderdaad zaken vergeten waren. Deze persoonlijke communicatie verhoogt hun betrokkenheid en vermindert het ‘recidivisme’.
Evaluatie van het nieuwe systeem
De nieuwe spreadsheet is meteen vruchten beginnen afwerpen. Niet alleen de hoeveelheid en frequentie van publicatie is verbeterd. De spreadsheet geeft de mogelijkheid om grote hoeveelheden stukken klaar te zetten zonder ze meteen te moeten publiceren. Dat gebeurde vroeger uit voorzorg om zeker geen stukken te vergeten. Waar vroeger vaak een reeks stukken van eenzelfde opdracht na elkaar online kwamen, kunnen die nu beter gespreid worden en afgewisseld met andere opdrachten van verschillende vakken en schijven. De homepage is nu levendiger en meer gediversifieerd.
Aandachtspunten voor de toekomst
Nu de nieuwe procedure gesmeerd loopt, kunnen we onze aandacht richten op verdere verbeterpunten.
Photo by Christin Hume on Unsplash
De auteur
